不久前，位在華爾街的各企業執行長們，還日以繼夜地跟主管團隊們，構思著五年計畫。
但時至今日，5年可以是個永恆的時間。
僅僅過了3年的時間，Airbnb已從個人客廳裡想到的點子，慢慢成長到可以為70萬名旅客訂到合適住宿的平台。Uber從創立到募資百萬美元資金，也只花了2年的時間。雖然還是有不少企業需要5年的時間來做商業規劃，但現在的企業領導者，已著手於5個月、5星期，甚至5天的商業規劃，目的是要創造可以快速承受失敗、迅速建立原型、持續學習且快速創新的靈活團隊。 「靈活」的誕生 IDEO的執行長Tim Brown說: 「靈活是種能製造新點子的系統、是個能讓企業落實新點子的實踐方式。」「然而，需要強調的是，靈活的功用不是產生新點子， 是用來迅速得到重複反饋、改善及布署新點子的方式。」 梅里亞姆-韋伯斯特字典(Merriam-Webster)將「靈活」這個形容詞定義為「擁有一種能够快速、輕巧、靈活行動的反應力。」在職場的範疇裡，靈活常被用來當成名詞，而Tim Brown將靈活(Agile)敘述成一個從敏捷宣言(Agile Manifesto，一個軟體開發團隊的指南)提到的12條定理中所孕育出來的概念。而今天，它並非只被IT部門的人所使用，而是被普遍認為是個能提高成功率，並能加速發展與落實新點子的方式。 靈活工作的原則包括: - 以提早、始終如一與持續性的服務來滿足客戶 - 一次只專注在一個案子，與處理同時發生的案子 - 快速、頻繁、面對面的團隊會議，通常以站姿進行，能加速溝通討論與追蹤發展進度 - 讓客戶參與能實際動手的商品測試，以取得立即的使用者體驗回饋 從2001年起，除了IT部門，Agile也以許多不同形式滲透到其他部門與產業。企業團隊發現，在傳統模式下進行的專案，排定了太多詳細的行程時間、圖表及規範，導致整體進行的速度過慢；當專案結束的時候，其實都已經逾時了。而現今專案所需的處理方式，是得頻繁地測試、改善並調整，以確保最後的結果能令顧客滿意。
加速創意的發想過程 一般來說，一個高效率的企業，能以線性的處理流程運作，避免做重複的事、避免出現無益的創意，也能掌控變化。當企業老闆們加速公司的數位化時、資料與科技解決方案將隨時可得，創意的過程便會加速。新的想法會劇增，需要銷售的時間也會縮短。 Steelcase的資訊總監Terry Lenhardt說:「靈活工作的本質，是能幫助團隊迅速適應快速的學習週期，以改善最終的成果。有時候我們可能也需要轉換方向，或將案子的要求，重新按優先順序處理。」 靈活的環境
人們以不同的形式在實踐「靈活」。有些團隊，特別是剛開始在適應「靈活」的團隊們，發現有些「靈活」相關的規矩與形式很有價值。而許多團隊也依照自己的方式來達成「靈活」的原則。如同每個團隊有自己的工作過程，每個團隊也要有能管理自己工作場所的控制權。 Lenhardt說:「我們發現“擁有的”與“分享的”空間概念，現在正激進地改變著。舊有的概念是，團隊會“擁有”自己的專案討論空間，一邊分享開放空間。但這情況，現已轉變為更趨近分享經濟的方式: 短暫的客戶會議可以預訂使用這些空間，而開放空間可提供給彈性的團隊討論。」 靈活工作需要一個能支援工作過程中，出現不同階段性步驟的空間生態系統: 讓每個人能自己選擇，並能掌控他們要在何處與要以何種方式完成工作。
Lenhardt說:「我們得考慮人們需要能靈活工作的空間條件: 像是能持續性地學習與快速測試。人們也需要數位與類比資訊的串流、實體與視訊會議並行。若要跟得上靈活工作的速度，我們就要放棄對使用者在空間使用上的控制，而要讓空間變得可被高度重新調整。因為使用者會明白，他們會需要哪幾種空間來解決問題。」
測試「靈活」的實驗 Steelcase長期使用自己公司內的空間，當作使用者行為的原型來實驗新的點子，藉此得知什麼樣的空間能發揮最好的效用、什麼樣的空間不合適。最新的例子是，我們在一個不斷改變的工作環境內，測試靈活工作的概念，並根據時間針對實際使用情況，所進行的評估。 Steelcase應用實驗的總顧問Tracy Brower博士說:「我們正對嵌入式學習、領導模式與社區型空間的建造，做進一步的理解。除了將空間本身做調整外，靈活工作的方式，也需要新的行為模式、社交規範與表現方法。」 本持著靈活工作的精神，Steelcase的研究團隊分享了幾個關鍵的空間特性，提供給靈活工作團隊。這些初步的發現，是依據個人與團體工作模式與兩者之間的過渡狀態。 1. 垂直的空間能輔助學習 類比與數位的資料呈現，能確保團隊能看到整體的概要，同時也能讓他們能掌握並能自行追蹤案件進度。 2. 站姿能加快速度 站姿能促進活耀、直接切入正題的會議，讓後續的活動能順利進行。此空間要安排在主要工作區之外，以避開令人分心的事物。 3. 埋首專注工作區 讓團隊也能衝刺的空間 團隊的隊員們需要能執行專案所要求的事項。一個能提供給使用者聚精會神、專注工作的地方，也要能支援團隊工作，才能持續進步且培養知識，努力衝刺。 4. 分組配對與交互訓練 能避免遇到瓶頸 一個能讓團隊肩並肩工作的空間，能協助團隊培養知識。交互訓練代表如果某人生病或去度假缺席時，專案仍可以持續向前進行。 5. 客戶的參與能促進過程的流暢 頻繁的客戶測試和循環學習，需要有個讓每個人都能平等參與評論的地方。這樣的地點，要有個讓大家已知並同意的工作項目做紀錄的空間。 6. 正式與非正式的過渡空間 可以讓團隊重振精神 這樣的過渡空間，可以讓人們在做深度集中精神的工作時，像是寫電腦編碼，得以回復活力。每個人都有獨特的方式，讓自己恢復精神。有些人需要像是咖啡廳這類的社交空間；其他人則需要安靜的空間，像是能讓自己暫時喘息的地方或是能快速接觸到自然景觀的空間，例如一個小型的花園座位區。
靈活的定義 要談論靈活的最佳起點，就是自行定義它對你本身及你的公司有什麼意義。Steelcase應用實驗的總顧問Tracy Brower博士說:「要成功實踐靈活，開始步驟的其中一步，就是要釐清想法並說出公司的目標。一套普遍的定義，對於這樣的對談極為重要，也才能成功踏上靈活的旅程。」 - 靈活工作的策略要能輔助工作中的移動性、遠距工作方式、座位共享與其他相似的工作方式。 - 一個靈活的工作場所要很有運用彈性，可針對不斷變化的商業需求，提供合適的輔助。 最好的靈活工作空間，可讓團隊有些自行決定空間使用的權利。 - 一個靈活的工作空間文化，會以靈活性、適應力與效率速度為規則。
資料出處: Steelcase Official Website - Six Ways to Support Agile Teams
靈活工作的團隊，已改變了傳統的工作習慣與思維! 能快速討論交流想法、利於執行效率與創新學習的空間，已成為辦公室的快+靈活設計趨勢。 彈性運用的空間，若搭上可以事倍功半的人體工學家具，才能讓工作步調 UP!
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